20.2.2019

Hankintasopimuksen muuttaminen sopimuskauden aikana

Hankintalaki mahdollistaa hankintasopimuksen muuttamisen tietyin edellytyksin. Jos sopimusmuutosta pidetään olennaisena, hankintamenettely tulee aloittaa uudestaan. Pääsääntönä on, ettei sopimusmuutoksella saa muuttaa hankintasopimuksen yleistä luonnetta. Hankinnan kohteen huolellinen määrittely pienentää tarvetta sopimusmuutoksille sopimuskauden aikana. 

Hankintalain mukaan sopimusmuutos on olennainen, jos muutos laajentaa tarjoajien tai ehdokkaiden joukkoa tai hankinnan kohdetta huomattavasti taikka muutos johtaisi muun kuin alkuperäisen tarjouksen hyväksymiseen. Sopimusmuutos on olennainen myös, jos muutoksella korvataan alkuperäinen sopimuskumppani toisella sopimuskumppanilla tai hankintasopimus muuttuu muutoksen seurauksena taloudellisesti edullisemmaksi toiselle osapuolelle alun perin sovitusta poiketen. Sopimusmuutos katsotaan olennaiseksi, jos yksikin edellä mainituista tilanteista on käsillä.

Sopimusmuutos on pääsäännön mukaan sallittu, jos muutos ei vaikuta hankintasopimuksen yleiseen luonteeseen. Sopimusmuutos on sallittu myös, jos sopimuksen muutosperusteista on sovittu selkeästi, yksiselitteisesti ja täsmällisesti hankintamenettelyn aikana sopimuksen ehdoissa tai hankinta-asiakirjoissa. Hankintayksikön on sallittua tehdä hankintalain sallimissa rajoissa sopimukseen kuulumattomia lisätilauksia sopimuskumppaniltaan tai vähäarvoisia sopimusmuutoksia hankintasopimukseen. Hankintayksikkö saa muuttaa sopimusta myös yllättävissä ja ennalta-arvaamattomissa tilanteissa. Hankintayksikön on edelleen sallittua vaihtaa sopimuskumppania tietyissä sopimuskumppania koskevissa uudelleenjärjestäytymistilanteissa.

Hankintayksikkö saa tehdä edellä tarkoitettuja alkuperäiseen hankintasopimukseen kuulumattomia lisätilauksia enintään 50 %:lla hankintasopimuksen arvosta, jos hankintayksikkö on teknisesti tai taloudellisesti riippuvainen sopimuskumppanistaan ja sopimuskumppanin vaihdos aiheuttaisi merkittävää haittaa tai lisäkustannuksia sille. Sen sijaan vähäarvoisten sopimusmuutosten laissa sallittu enimmäismäärä on merkittävästi pienempi kuin edellä tarkoitettujen sallittujen lisätilausten määrä. Vähäarvoisten sopimusmuutosten määrä ei saa ylittää joko 10 tai 15 %:ia hankintasopimuksen arvosta sekä hankintaan sovellettavia kynnysarvoja eivätkä muutokset saa vaikuttaa sopimuksen yleiseen luonteeseen.

Sopimusmuutokset rajoitettuja ilman nimenomaista sopimusehtoa

Ellei hankintasopimuksessa ole sovittu sopimuksen muutosmekanismeista yksiselitteisesti, täsmällisesti ja selkeästi, hankintayksikön on vain rajoitetusti mahdollista muuttaa hankintasopimusta sopimuskauden aikana. Pääsääntönä on, ettei sopimuksen yleistä luonnetta saa muuttaa. Sopimuksen euromääräinen muuttaminen on mahdollista hankintalaissa säädettyjen prosenttiosuuksien ja niitä koskevien muiden ehtojen rajoissa. Jos sopimusmuutos ylittää laissa säädetyt prosenttirajat ja niitä koskevat muut ehdot eikä hankintayksikkö pysty muilla hankintalaissa säädetyillä perusteilla puolustamaan tehtyä sopimusmuutosta, sopimusmuutos katsotaan olennaiseksi. Olennainen sopimusmuutos johtaa velvollisuuteen kilpailuttaa hankinta uudelleen.

Hankintalaki mahdollistaa hankintayksikön kasvattaa tai supistaa hankintoja ilman tarkkoja sopimusehtoja. Hankintayksikön olisi kuitenkin hankintasopimusta laatiessaan ja hankintamenettelyä suunnitellessaan kiinnitettävä huomiota sopimuksen muutosmekanismeihin ja erityisesti hankinnan kohteen laajuuden määritelmään. Huomioimalla sopimuksen muutosmekanismit ja hankinnan kohteen paikkansa pitävän määritelmän riittävän ajoissa hankintayksikkö pienentää riskiä siitä, että hankintasopimukseen myöhemmässä vaiheessa tehty sopimusmuutos katsottaisiin olennaiseksi sopimusmuutokseksi.