Lukander & Ruohola Oy Asianajotoimisto

EN | SE | DE

Ohjelmistovuokraus - eräs tapa lisensoida ohjelmisto

Perinteisellä tietokoneohjelman käyttöoikeus- eli lisenssisopimuksella yritykset ovat saaneet määräaikaisen tai pysyvän oikeuden asentaa ohjelmisto yrityksen tietokoneille. Kertaalleen tapahtunut asennus ei usein kuitenkaan riitä, koska jokainen ohjelmistopäivitys on aiheuttanut lisätyötä, kun uusi ohjelmisto on pitänyt asentaa koneisiin. Ohjelmistojen kehitysvauhdin lisääntyessä myös päivitysversioita tulee tiheään tahtiin. Ohjelmistovuokraus on tämän takia saanut vähitellen lisää jalansijaa.

Mitä on ohjelmistovuokraus?

Ohjelmistovuokrauksessa yritykselle annetaan oikeus tietyn ohjelman käyttämiseen internet-verkkoyhteyden avulla siten, että ohjelma on asennettuna palveluntarjoajan palvelinkoneella. Ohjelmistoa ei asenneta yrityksen tietokoneisiin lainkaan, vaan riittää, että niissä on toimiva käyttöjärjestelmä ja internet-selain. Käyttäjän komennot ohjelmalle välittyvät verkon kautta selaimen avulla. Tiedostot voidaan tallentaa käyttäjän omalle koneelle tai palvelimelle.

Tietohallinto kevenee

Ohjelmistovuokraus voidaan katsoa yhdeksi tietohallinnon ulkoistamisen muodoksi. Ohjelmistovuokrauksen selvänä etuna on yrityksen tietojärjestelmien ylläpidon keveneminen. Työasemiin ei tarvitse aina uuden ohjelmistopäivityksen ilmestyessä tehdä asennuksia, vaan päivitys on kaikkien käytettävissä heti, kun uusi versio on asennettu palveluntarjoajan palvelinkoneelle. Lisäksi työasemien uusimiskierrettä voidaan hillitä. Ohjelmistot toimivat internet-selaimen välityksellä, jolloin itse työasemalta ei edellytetä huipputason ominaisuuksia. Viimeisimpiäkin ohjelmistoja voidaan käyttää hieman vanhemmilla koneilla. Kolmas selvä etu on se, että ohjelmistoja ja palvelimelle tallennettuja tiedostoja voidaan käyttäjätunnuksen ja salasanan avulla käyttää mistä tahansa koneelta, josta on internet-yhteys. Periaatteessa tähän voi riittää myös kämmenmikro.

Ohjelmistovuokraussopimus

Yhä useammat ohjelmistovalmistajat tarjoavat ohjelmistojaan myös ohjelmistovuokrauksella. Ohjelmistovuokrausta harkittaessa ja ohjelmistovuokraussopimusta laadittaessa on syytä kiinnittää huomiota muutamaan seikkaan. Ensinnäkin on hyvä varmistua siitä, että yrityksen internet-yhteys on riittävän luotettava, jotta sitä voidaan käyttää ohjelmistovuokraukseen. Kapasiteetti sen sijaan ei useinkaan ole ongelma, koska ohjelmistojen käyttämiseen sitä tarvitaan hyvin niukalti.

Häiriötilanteisiin varautuminen

Perinteiset toimisto-ohjelmistot soveltuvat ohjelmistovuokraukseen hyvin. Mikäli sen sijaan kyseessä on erittäin kriittinen sovellus, asiaa on hyvä harkita. Internet-yhteyksissä saattaa olla katkoksia, jolloin pääsyä ohjelmaan ei ole. Tosin voidaan kuitenkin todeta, että palveluntarjoajan takaama vaikkapa 98 prosentin käytettävyysaste arkisin klo 7.00-18.00 on hyvin korkea. Käyttökatkosjaksot ovat vähäisiä.

Etukäteen sovitut menettelytavat häiriötilanteissa

Käytettävyysasteesta, vasteajasta häiriötilanteissa ja veloituksesta sovitaan palvelutasosopimuksessa (SLA, Service Level Agreement). Häiriötilanteissa sovelletaan etukäteen sovittuja menettelytapoja ja vasteaikoja korjaustoimiin ryhtymiseksi. Mikäli palveluntarjoaja ei yllä sovittuun käytettävyystasoon, voidaan sopia esimerkiksi vastaavasta hyvityksestä kuukausimaksussa. Tämä kannustaa myös palveluntarjoajaa parhaaseen suoritukseen.

Yritykselle tiedostojen varmuuskopiointi on tärkeää. Palveluntarjoaja ja yritys voivat sopia, että kaikista tiedostoista otetaan varmuuskopiot esimerkiksi päivittäin. Samaten yrityksen on syytä edellyttää, että palveluntarjoajalla on riittävät varokeinot mm. virusten varalta. Sopimista edellyttävät myös käyttötuen antaminen yritykselle ja sopimuksen irtisanomiseen liittyvät ehdot.

Varautuminen sopimuksen päättymiseen

Se, mikä usein jää huomiotta, on varautuminen sopimuksen päättymiseen. Mikäli yritys on vuokrannut ohjelmiston ja tällöin myös tallentanut tiedostoja palveluntarjoajan palvelimelle, on syytä sopia menettelytavoista, joilla tiedostot siirretään takaisin yritykselle. Ellei asiasta ole sovittu, pyrkii palveluntarjoaja luonnollisesti veloittamaan tästä ylimääräisestä työstä, etenkin mikäli siihen liittyy tiedostomuotojen muuttamista.

Kannattava vaihtoehto

Kokoavasti voidaan todeta, että ohjelmistovuokraus on usein kannattava vaihtoehto myös muille kuin suuryrityksille. Vaikka ohjelmistovuokrauksella hankittu ohjelmiston käyttöoikeus onkin välittömiltä kustannuksiltaan hieman perinteistä kalliimpi, voidaan ohjelmistojen ulkoistamisella yrityksen niukat IT-henkilöstöresurssit käyttää tehokkaasti. Oikein laaditulla ohjelmistovuokraussopimuksella myös riskit ovat hallinnassa.

Tatu Kulmala

Päivitetty 7.10.2016