8.10.2013

IT-sopimukset asiakkaan näkökulmasta

IT-asiat (informaatioteknologia), joilla tässä yhteydessä tarkoitetaan mm. laitteistoja, tietojärjestelmiä, tietokoneohjelmistoja sekä niihin liittyviä palveluja, ovat jo niin olennainen osa yritysten toimintoja, ettei liiketoiminta ilman niitä pyörisi.

IT-sopimuksia ovat esimerkiksi lisenssi-, laitteisto-, ohjelmisto-, huolto-, asiantuntijapalvelu- ja ylläpito-sopimukset. Kuten aina muutoinkin, sopimukset tehdään yksimielisinä, mutta tiukan paikan tullen niitä tulkitaan erimielisinä. Tällaisissa tilanteissa sopimuksesta eroonpääsy saattaa olla vaikeaa tai ainakin kallista. Sopimukset saattavat sisältää asiakkaan kannalta riskejä, joita on joskus vaikea havaita. Tämän johdosta IT-sopimuksiin kannattaa panostaa, koska ne voivat pahimmassa tapauksessa johtaa kohtalokkaisiin ja kalliisiin virheisiin. Usein IT-toimitus, kuten esimerkiksi yrityksen taloushallintaohjelmiston hankkiminen, saattaa sisältää useampia sopimuksia. Yhdellä sopimuksella toimittaja myöntää ohjelmistoon käyttöoikeuden (lisenssisopimus), toisella sopimuksella toimittaja asentaa ohjelmiston ja rakentaa tarvittavan järjestelmäympäristön (asiantuntijapalvelusopimus) ja kolmannella eli ylläpitosopimuksella toimittaja pyrkii takaamaan ohjelmiston toimivuuden. Kaikki nämä ovat erillisiä sopimuksia, joita koskevat omat sopimusehtonsa, vaikka ne kuuluvatkin samaan toimituskokonaisuuteen. Asiakkaan on joskus vaikea saada selvyys toimituksen ja ehtojen tosiasiallisesta sisällöstä ja niiden tulkinnasta.

IT-hankintoja tehtäessä on aina ensin tarkasti selvitettävä ja kartoitettava, mitä ollaan ostamassa. Omat tarpeet pitää pystyä kuvaamaan ja kirjaamaan yksiselitteisesti. Tämä vaatii usein IT-ammattilaisen apua. Hänen  työpanoksensa kannattaa ostaa, koska se jo sinällään voi ennaltaehkäistä riskejä. Yleensä tuotteen tai palvelun kuvaus on IT-sopimuksen tärkein liite. Jos asiakas ei pysty tarkasti kuvaamaan, mitä tarpeita sillä on ja miten sen omat prosessit toimivat, toimittajakaan niitä tuskin ymmärtää. Lopputulosta ajatellen on syytä karttaa tilannetta, jossa toimittaja kertoo, mitä asiakas tarvitsee. Lopputulos on tällöin usein huono.

Määrittelyvaiheen jälkeen voidaan käynnistää keskustelu toimittajakandidaattien kanssa lähettämällä niille tarjouspyynnöt ja/tai kutsumalla nämä neuvotteluun. Jo tässä vaiheessa saattaa tulla esiin liikesalaisuuden piiriin kuuluvaa tietoa, jonka salassapito on syytä varmistaa salassapitosopimuksella. Tyypillisesti salassapitosopimukseen sisältyy myös kohtuullinen sopimussakko sopimuksen noudattamisen tehosteeksi.

Toimittajan tultua valituksi aloitetaan neuvottelut sopimuksen sisällöstä. Yleensä se osapuoli, joka ensinnä tekee sopimusluonnoksen, on hieman edullisemmassa asemassa. Tämän vuoksi asiakaskin voi ehdottaa toimittajalle, että se laatii ensimmäisen sopimusluonnoksen.

Sopimuksen ja sen liitteiden laatimiseen ja läpikäyntiin kannattaa varata riittävät resurssit koko sopimusprosessin ajan. Tällätavoin voidaan varmistaa, että kaikki yksityiskohdat tulevat ennalta mietityiksi. Usein, jos myöhemmässä vaiheessa sopimuksen sisältöä joudutaan tutkimaan, on jotakin jo mennyt pieleen.

Suurimmat IT-toimittajat käyttävät omia vakioehtojaan, joka on syytä tarkasti käydä läpi ja ehdottaa niihin tarvittaessa muutoksia. Tietotekniikka-alalla käytettään yleisesti myös alan omia IT2010-vakioehtoja. Ne jouduttavat sopimuksen solmimista, mutta sisältävät muutamia asiakkaan kannalta epäedullisia ehtoja, jotka on syytä huomioida. Keskeisimmät näistä liittyvät hinnoitteluun, vastuunrajoituksiin, käyttöoikeuksien luovutettavuuteen ja voimassaoloon.

Kokoavasti voidaan todeta, että hyväkään sopimus ei korvaa puutteita toimituksen kohteen määrittelyssä. Asiakkaan kannalta onkin ehdottoman tärkeää tutustua hankittavan palvelun tai tietojärjestelmän sisältöön ja toimintaan etukäteen ennen sopimuksen solmimista ja asiakaskohtaista järjestelmää hankittaessa kuvata omat tarpeensa ja järjestelmän ominaisuudet riittävän tarkasti.

Tatu Kulmala