7.10.2016

Kuusi keinoa onnistua tietotekniikkasopimuksissa

Tietotekniikka- ja IT-sopimuksiin yleisesti liittyy monia sellaisia kysymyksiä, joita palvelua tai tuotetta ostava asiakas tai niitä tuottava toimittaja ei joudu muiden, ”tavallisten” sopimusten yhteydessä välttämättä pohtimaan. Tietotekniikka on merkittävässä osassa tämän päivän liiketoimintaa, mikä tekee tietotekniikkasopimuksista erittäin tärkeitä ― liiketoimintakriittisiä.

Ohjelmistoihin ja laitteisiin liittyvä tekniikka asettaa osaltaan sopimuksille monia vaatimuksia. Lisäksi soveltuvat tietysti kaikki muutkin hyvän sopimuksen laatimisen muistisäännöt. Seuraavassa on esitetty pähkinänkuoressa keskeisiä seikkoja, jotka on hyvä pitää mielessä tietotekniikkasopimusta solmittaessa ja joista kannattaa yksityiskohtaisesti keskustella myös toisen osapuolen kanssa. Tällöin voidaan varmistaa, että kummallakin osapuolella on sama käsitys sopimuksen olennaisesta sisällöstä. Näkökulma alla on ensisijaisesti palvelun tai tuotteen hankkivan asiakkaan, mutta samat seikat soveltuvat myös toimittajaan.

1. Mitä ostetaan? Sisältyykö ohjelmiston tai ohjelmistopalvelun käyttöoikeuden hankkimiseen ohjelmiston ylläpito ja onko ylläpito pakko ottaa käyttöoikeuden saadakseen? Sisältyykö asiakastuki puhelimitse vai asiakkaan luona ja maksaako se erikseen?
2. Erityisesti ulkoistussopimuksissa palvelutaso on keskeinen sopimusehto. Sovitun palvelutason toteutumista on voitava seurata yksiselitteisillä ja molempien sopimusosapuolien hyväksymillä kriteereillä. Sovi myös palvelutason raportoinnista.
3. Molempien osapuolien edun mukaista on pyrkiä noudattamaan sopimusta tarkasti. Häiriötilanteita voi kuitenkin aina tulla, joten niihinkin on syytä varautua.
4. Mitä sisältyy sovittuun toistuvaismaksuun? Kuuluuko ohjelmiston ja laitteen ylläpito samaan hintaan? Mistä työstä laskutetaan erikseen? Miten toimittaja voi muuttaa hinnoittelua? Onko asiakkaalla oikeus irtisanoa sopimus hinnankorotuksen johdosta?
5. Miten sopimuksen voi irtisanoa ja minkälaisella irtisanomisajalla? Jos asiakkaan tiedostoja on toimittajan palvelinkoneella, miten tiedostot siirretään takaisin asiakkaalle ja kenen kustannuksella? Voiko pelkän ylläpidon irtisanoa vai päättyykö samalla myös käyttöoikeus?
6. Aiheuttaako yhden ohjelmiston päivittäminen tarpeen muuttaa muutkin ohjelmistot? Onko pakko päivittää, vaikka vanha versio toimii moitteettomasti? Aiheuttavatko muutokset koulutustarvetta tai muutoksia vakiintuneisiin toimintatapoihin? Pieni muutos voi mullistaa koko yrityksen sisäisen rutiiniin.