2.10.2023

Työelämän tietosuojalaki rekrytointiprosessissa

Syksy ja lähestyvä vuodenvaihde ovat yleensä vilkasta rekrytoinnin aikaa. Työnantajan on syytä ennen rekrytoinnin aloittamista kerrata rekrytointiprosessiin liittyviä tietosuojakysymyksiä, sillä vastuu työntekijöiden tietosuojan ja yksityisyyden toteutumisesta on lähtökohtaisesti työnantajalla myös rekrytointitilanteessa.

Rekrytointiprosessia valmisteltaessa työnantajan tulee muistaa yleisen tietosuoja-asetuksen (GDPR) lisäksi laki yksityisyyden suojasta työelämässä (työelämän tietosuojalaki). Kyseisessä laissa säädetään, että työnantaja saa käsitellä vain välittömästi työntekijän työsuhteen kannalta tarpeellisia henkilötietoja. Tällaiset tiedot liittyvät esimerkiksi työsuhteen osapuolten oikeuksien ja velvollisuuksien hoitamiseen. Tästä tarpeellisuusvaatimuksesta ei voida poiketa edes työntekijän suostumuksella.

Tarpeellisuusvaatimus
Tarpeellisten tietojen keräämiseen on syytä kiinnittää huomiota jo työpaikkailmoituksessa tai mahdollisessa työnhakulomakkeessa, ei vasta työhaastatteluvaiheessa. Jos yrityksessä käytetään esimerkiksi työnhakulomaketta, jossa kysytään tietoja työnhakijasta, kysymysten tulee olla haettavan työn kannalta tarpeellisia. Esimerkiksi työnhakijan lähiomaisen ammatin tai työnhakijan terveydentilatietojen kysyminen on oltava välittömästi haettavan työn kannalta tarpeellista. Myös kysymysten muotoiluun kannattaa jo tässä vaiheessa kiinnittää huomiota. Työnhakulomakkeessa ei tulisi kysyä yksityiskohtaisia tietoja työnhakijan terveydentilasta, vaan kysymykset tulisi rajata työn luonne huomioiden niin, että ne koskevat vain tietoja, jotka voivat rajoittaa kyseessä olevan työn hoitamista. On eri asia kysyä, onko työnhakijalla jotain sairauksia, vai onko työnhakijalla jotain terveydellisiä esteitä hoitaa nyt haettavana olevaa tehtävää.
Työnhakijalla on oikeus kieltäytyä vastaamasta tarpeettomaan kysymykseen ja saada myös perustelut, miksi kysyttävä tieto on tarpeellinen. Tarpeettomien tietojen keräämiset voivat johtaa helposti syrjintäolettamaan, jos työnhakija ei tule kutsutuksi haastatteluun tai valituksi haettavana olevaan tehtävään.
Sen lisäksi, että työnhakulomake laaditaan huolellisesti, myös haastattelukysymykset on hyvä valmistella etukäteen ja yksilöidä ne haettavaan tehtävään sopiviksi. Tämä takaa muun ohella sen, että tasapuolisuus työnhakijoiden välillä toteutuu ja kaikilta työnhakijoilta kysytään samat kysymykset. Kysymysten valmistelu etukäteen vähentää todennäköisesti myös ei-tarpeellisten kysymysten esittämistä haastattelutilanteessa.

Työnhakijan suostumus
On myös muistettava, että mikäli työnantaja haluaa hakea rekrytointiprosessin aikana tietoja työnhakijasta muualta kuin työnhakijalta itseltään, vaatii tämä työnhakijan suostumuksen. Toisin sanoen, jos työnantaja haluaa esimerkiksi googlata työnhakijasta tietoja tai saada tietoja työnhakijasta joltain kolmannelta osapuolelta, vaatii tämä työnhakijan suostumuksen. Työnantajan on tällöinkin muistettava tarpeellisuusvaatimus; googlesta tai muualta sosiaalisesta mediasta löytyvät tiedot työnhakijasta eivät välttämättä ole tarpeellisia haettavan työn kannalta.

Lopuksi
Rekrytointiprosessi vaatii suunnittelua myös sen osalta, kirjataanko rekrytointiprosessin aikana muistiinpanoja työnhakijoista vai ei. Mikäli työnantaja kirjaa esimerkiksi haastattelun aikana työnhakijan vastauksia ylös tai kirjoittaa muistiin sosiaalisesta mediasta löytämiänsä tietoja työnhakijasta, on kyse henkilötietojen käsittelystä, jota koskevat henkilötietojen käsittelylle asetetut vaatimukset. Tietojen kirjaaminen viittaa toisaalta myös siihen, että kyse on päätöksenteon kannalta merkityksellisestä tiedosta, jolloin esimerkiksi perheeseen tai vapaa-aikaan liittyvien tietojen kirjaamisen kanssa kannattaa olla tarkkana.